xTrack POD
Proof Of Delivery
Для подтверждения доставки товаров клиентам в Genesis ID Group достаточно эффективный инструмент — POD система. Данное программное решение позволяет точно и безошибочно фиксировать факт отгрузки грузов для подтверждения выполненной работы и минимизации спорных вопросов. xTrack POD помогает максимально оптимизировать процесс доставки, сократить его сроки, уничтожить затраты на перевозку, обеспечить полную отслеживаемость и наладить логистические процессы.
Оставьте заявку
Внедрение программного решения POD
Предоставляет компании такие преимущества
Функциональность
xTrack POD
Главным компонентом приложения xTrack POD есть подтверждение деятельности водителей на выездах. Чтобы обеспечить решение проблемы передачи данных от каждого водителя, разработан интуитивно понятный интерфейс. Даже при постоянной смене драйверов экспедитором, водителю не нужно изучать каждую новую программу. Благодаря удобному интерфейсу очень легко отправлять информацию о перемещениях. Эта функция является одной из важнейших в приложении благодаря интуитивному способу работы.
Genesis ID Group – эксперт в области разработок программного обеспечения, которое помогает разбивать все действия на отдельные «общие задачи». Каждая из этих задач относится к разным логистическим рабочим процессам. Их выполнение в данной системе аналогично тем задачкам, которые входят в приложение xTrack WMS. Для подтверждения доставки грузов или самовывоза товара клиентами со склада осуществляется их реализация через различные типы задач.
Иногда при транспортировке товаров может отсутствовать сигнал сети GPRS 3G/4G/5G, независимо от того, в какой местности приходится передвигаться водителю: в маленькой деревне или в большом городе. Даже в таких условиях приложение xTrack POD должно работать без помех. Поэтому разработан автоматический переход в автономный режим, благодаря которому водитель никогда не теряет связь и может доставлять товары в те места, где плохой сигнал: в подвал, домой или в магазин клиентов. Изменения конфигурации не требуются для перехода в автономный режим, синхронизация полностью автоматизирована и не требует дополнительных действий от пользователя.
POD (Proof of Delivery) отвечает за доставку товара клиентам и подтверждает ее. POP (Proof of Pickup) управляет процессом самовывоза грузов со склада. Выполнение этих двух операций регулирует приложение xTrack WMS. Они могут применяться отдельно или вместе. При сочетании POD и POP водителю посылаются последовательные задания, в которых указана информация о доставке товара или его получении. Данные для выполнения действий поступают из внешних источников, до этого всего из системы TMS. Последовательные этапы транспортировки грузов включают автоматический список остановок и задачи.
Данное приложение очень эффективно и просто интегрируется со всеми программными решениями пакета xTrack. Часто встречается удачное взаимодействие с системой управления транспортом, которая информирует о начале и окончании погрузочно-разгрузочных работ, а также об очередности выполнения задач по доставке. Из приложения xTrack TMS поступают данные о запланированном времени работы, чтобы в дальнейшем можно было провести сравнение с фактическим. Конечно же, бывают и такие интерфейсы, в которых информация преимущественно вносится в систему вручную.
Главная цель внедрения в работу системы POD состоит в измерении производительности транспортировки товаров клиентам. В первую очередь подразумевается производительность каждого отдельного водителя, а затем уже компании в целом. Рассчитать этот показатель достаточно просто, так как он базируется на трех интервалах: желаемом времени выполнения заказа, запланированном времени на доставку груза и фактическом показывающем реальное положение дел. Фактический период отгрузки продукции клиенту фиксируется мобильными устройствами, с которыми водитель взаимодействует на всех этапах своей работы. Время выполнения задания измеряется с помощью нахождения разницы между конечной точкой и начальной. С помощью этих данных можно определить производительность драйвера.
Этапы внедрения в работу
xTrack POD
01
/07
Анализ потребностей
На данном этапе определяются основные проблемы работы предприятия и требования к новой системе. Собирается информация от всех работников, заинтересованных в автоматизации процессов. Дается ответ на вопрос: какие процессы требуют оптимизации и какие функциональные возможности должна иметь новая система, чтобы удовлетворить все потребности бизнеса.
02
/07
Планирование
Разрабатывается детальный план внедрения системы, описываются все шаги по достижению задач, возникших на этапе анализа потребностей. Определяются все необходимые работы, трудовые и другие ресурсы, сроки и ответственные за каждый этап проекта. Оцениваются риски и принимаются меры по управлению ими.
03
/07
Конфигурация и настройка
На данном этапе производится конфигурация системы в соответствии с требованиями предприятия. Это включает в себя установку необходимого программного обеспечения, настройку параметров программного продукта, интеграцию с существующими программами и базами данных.
04
/07
Тестирование
Перед внедрением в работу предприятия программы для подтверждения доставки
необходимо провести тестирование, чтобы убедиться в правильности выполнения задач и способности эффективно взаимодействовать с другими приложениями. Тестирование включает проверку функциональности, совместимости с уже существующим программным обеспечением компании, а также выявление ошибок и их устранение.
05
/07
Обучение персонала
Перед запуском системы в работу необходимо научить персонал ею пользоваться, чтобы свести к минимуму возможность ошибок и задержек в деятельности компании в будущем. Для этого разрабатывают специальные тренинги, вебинары, обучающие материалы и проводят индивидуальные консультации для персонала с последующим тестированием и допуском к работе.
06
/07
Запуск и поддержка
После успешного тестирования и обучения персоналу, систему можно запустить в работу. Происходит установка всех параметров в зависимости от требований и потребностей определенного вида деятельности. Обеспечивается постоянная поддержка на всех этапах внедрения ПО для решения любых вопросов и сбоев. Также происходит регулярное обслуживание системы во избежание возможных проблем и обеспечения непрерывной работы.
07
/07
Оценка результатов
После завершения внедрения системы и испытания ее в рабочем процессе проводится оценка результатов. Анализ работы программного решения позволяет ответить на вопрос: были ли достигнуты поставленные цели, как система повлияла на эффективность операций предприятия и как можно улучшить процесс отслеживания груза в будущем.
МОДУЛИ
xTrack POD
xTrack POD tasks (задания)
Данный модуль по своей конструкции подобен задачам, имеющим приложение xTrack WMS. В системе POD он является основным способом подтверждения выполненных заказов по доставке. Основными характеристиками данного модуля являются:
- желаемое время выполнения задания;
- предварительно рассчитанное ожидаемое время;
- фактический срок исполнения.
Благодаря этим характеристикам можно определить показатели эффективности. Каждой задаче присваивается цветовой код, благодаря которому эргономика программного продукта становится наиболее гибкой.
Workflow customization (настройка рабочего процесса)
Гибкость системы проявляется еще и в том, что в любое время есть возможность прибавить новые задачи, даже если рабочий процесс уже идет. За такие действия отвечает модуль workflow customization. Система треккинга доставки действует путем выполнения задания выгрузки, а затем в рабочий процесс добавляются следующие элементы:
- подтверждение того факта, что транспортное средство поступило в пункт назначения;
- фиксация факта разгрузки;
- оплата стоимости продукции, доставленной клиенту;
- прием или возврат упаковки.
Такие действия не требуют каждый раз загружать новую версию программы. Водители получают новые задачи, как только меняется рабочий процесс. Для их выполнения не нужно изучать новые программы, все происходит автоматически.
Mobile App (мобильное приложение)
Мобильную WEB-программу, которая является xTrack POD, можно применять без Интернета. Приложение способно переходить в автономный автоматический режим, что очень важно для водителей при перевозке грузов в местности со слабым сигналом сети или его отсутствием. Это одно из основных преимуществ данного программного решения. Пользователь сразу же видит изменение режима, когда сигнал сети меняется.
Мобильное приложение включает в себя интегрированную базу данных, которая создана для работы без Интернета. Ее очень просто установить, а доступ ко всей информации о перевозках можно получить по ссылке. Для уведомлений об изменениях в интерфейсе и рабочих процессах приложение применяет цветной код.
Reverse logistics (обратная логистика)
Для удачной логистики принципиально сделать процесс возврата продуктов и упаковки. Такие действия называются обратной логистикой. xTrack POD отслеживает восстановление упаковки, что обеспечивает постоянство запасов поддонов, ящиков и прочей тары. Модуль reverse logistics помогает создать новые процессы, обеспечивающие возврат используемой для доставки товаров тары.
Клиенты могут возвращать не только упаковку, но и товары, предупреждая об этом заранее или без уведомления. Система формирует задачи по самовывозу грузов, а водитель может прибавлять свои задачи, если они не были предварительно загружены в приложение перед выездом.
Pictures (картинки)
Интеграция xTrack POD с картами настраивается профессиональным персоналом, имеющим необходимые навыки и опыт. Эта функция не обязательна для всех водителей, но она существенно упрощает процесс доставки грузов.
- фотографии магазина, в который привезли заказ;
- изображение полки с товарами;
- фото документов, подписанных получателем заказа;
- фото товаров, которые клиенты решили вернуть на склад или изображение возвращенной упаковки;
Водитель имеет право и возможность сам создавать такие снимки и загружать их в систему, или просматривать уже загруженные фото. Фото магазинов, сделавших заказ, очень важны при ориентировании на местности, особенно при наличии нескольких магазинов в одном городе или районе.
Maps & GPS (Карты и GPS)
Для максимальной оптимизации маршрутов приложение можно сочетать с картами, доступными в приложениях Google Maps, Waze или в других профессиональных приложениях. Это помогает водителю строить наиболее оптимальные маршруты, которые экономят время и горючее и являются кратчайшими путями от склада до клиентов. Очень легко выбрать правильный режим карты и разработать план доставки товаров.
Интеграция xTrack POD с картами настраивается профессиональным персоналом, имеющим необходимые навыки и опыт. Эта функция не обязательна для всех водителей, но она значительно упрощает процесс доставки грузов.
Document Management (Управление документами)
Когда заказчики товаров или поставщики сырья подписывают документы, привозимые водителем, их можно сразу же сфотографировать или отсканировать и загрузить в систему с помощью приложения. Все фото хранятся в базе и используются при необходимости при уточнении выполнения задач и при возникновении спорных вопросов. Управление документацией позволяет сэкономить время, отменив ручной ввод данных.
Процесс фотографирования документов обязателен для водителей, и только после его выполнения они могут приступить к следующему этапу. Для подтверждения правильности и идентификации изображений системой, к ним добавляются штрихкоды.
SMS & Email (SMS и электронная почта)
Данный модуль имеет огромное значение для коммуникации меж заинтересованными сторонами. С помощью сообщений на гаджеты водителям поступает информация о запланированной поездке и погрузке товара. Таким образом, происходит коммуникация экспедиторов с водителями, которые не имеют доступа в систему для еще лучшего отслеживания доставки.
Также с помощью модуля SMS&Email отчеты присылают диспетчерам и менеджерам транспорта, у которых есть доступ к базе, при возникновении исключительных ситуаций. Отчеты настраиваются по запросам с разными триггерами в зависимости от ситуации.
IOD (IOD)
Информация о доставке является дополнительной возможностью системы, отвечающей за сохранность данных о выполнении задач и их эффективности. Именно благодаря такому свойству система представляет собой мощный инструмент для измерения ключевых показателей эффективности. Для хранения действий каждого водителя достаточно нажать кнопку мобильного устройства. Диспетчеры следят за тем, чтобы эта передача данных проходила своевременно и правильно. Если сбои в работе водителей, система сообщает об этом диспетчеров или менеджеров путем отправки электронных сообщений для быстрого устранения проблем и задержек..
EDI (EDI)
Программы для подтверждения доставки легко интегрируются с xTrack TMS и получают необходимые данные о заказе для передачи водителям. Важно взаимодействие с WMS и ERP при наличии большого количества информации о заказе или при включении доставок к нескольким клиентам в задачи одного водителя. Существует несколько способов взаимодействия с внешними программами:
- промежуточная база данных;
- службы API;
- файлы FTP.
Отзывы
О сотрудничестве
Наши кейсы
Оценка возможностей оптимизации процесса доставки (xTrack POD) в различных отраслях бизнеса
какие вопросы
Чаще всего нам задают
Наши специалисты решают любые технические вопросы, оперативно реагируют на проблемы и обеспечивают бесперебойную работу оборудования и программного обеспечения.
После установки и тестирования системы подтверждения доставки мы предоставим все рекомендации по ее использованию, проведем обучение персонала, вы сможете начать ее применять в своей деятельности почти мгновенно.
xTrack POD имеет возможность интеграции с ERP, CRM, системой управления транспортом и другими программными продуктами, применяемыми для оптимизации бизнес-процессов.
Если вы выберете наше программное решение, вы можете ожидать улучшения эффективности доставки, уменьшения времени на обработку документации, повышения уровня сервиса и снижения затрат на логистику.
В случае необходимости можно отключить или приостановить работу системы через администраторский доступ и настройки.
Продолжительность применения зависит от размера предприятия, сложности процессов и наличия уже существующего программного обеспечения. Нужно провести анализ потребностей в автоматизации компании, на основе которых можно будет заключить временные рамки.
Какие проблемы предприятия решает
Внедрение POD системы
Внедрение системы Proof of Delivery (POD) в современное предприятие решает ряд ключевых проблем, с которыми сталкивается большинство компаний в области логистики и доставки. Данное программное решение помогает добиться большей эффективности и конкурентоспособности в вопросах своевременной доставки грузов и фиксации документов на местах отгрузки заказов. POD система способна решить множество проблем, возникающих перед многими компаниями, и предоставить им следующие конкурентные преимущества:
- Оптимизация процесов.
Программное решение может помочь автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы на предприятии, что позволит снизить время и усилия, необходимые для выполнения рутинных задач. Кроме того, благодаря возможности анализа данных, предоставляемых системой POD, компания может постоянно совершенствовать свои логистические процессы, внося изменения на основе фактических данных и повышая эффективность управления.
- Улучшение управления данными.
Благодаря системе POD, данные о грузах, маршрутах доставки, временах прибытия и другие важные параметры могут быть легко доступны для анализа и мониторинга. Приложение позволяет эффективно сохранять, организовывать и анализировать большие объемы данных, благодаря чему становится проще принимать важные решения на основе фактов и статистики.
- Повышение производительности.
Благодаря автоматизации процессов и улучшению доступа к информации возможно снижение времени, затраченного на административные процедуры, поскольку многие данные могут быть автоматически сохранены и обработаны в системе. Это позволяет работникам направить свое время и усилия на более важные задачи, которые сразу же влияют на общую эффективность и производительность рабочего процесса.
- Улучшение коммуникации.
POD система позволяет настроить отличную коммуникацию между сотрудниками, клиентами и поставщиками, что способствует лучшему пониманию задач и быстрому их выполнению. Все участники логистических процессов, включая водителей, складских работников, менеджеров и клиентов, имеют возможность получать актуальную информацию о маршрутах доставки, времени доставки и состоянии груза в режиме реального времени.
- Уменьшение ошибок и минимизация рисков.
Автоматизация процессов с помощью системы POD уменьшает вероятность ошибок, которые могут возникать при ручном вводе данных. Возможность ставить электронную подпись и загружать фото- или видеодоказательства при получении груза позволяет избежать спорных ситуаций и разногласий между сторонами.
- Улучшение обслуживания клиентов.
Система POD позволяет клиентам мгновенно получать информацию о статусе их заказов, маршрутах доставки и времени прибытия товаров, что повышает уровень прозрачности и способствует созданию доверия со стороны клиентов. Клиенты могут получать уведомления о доставке, подтверждать получение товаров, а также взаимодействовать с компанией в режиме реального времени.
- Сохранение времени и ресурсов.
Приложение автоматизирует процесс сбора, хранения и анализа данных о доставке, что требовало ранее значительных человеческих ресурсов для выполнения. Это позволяет освободить работников от рутинных операций и направить их усилия на более важные задачи. Благодаря автоматизации процессов управления доставкой и организации логистических процессов предприятие может значительно сократить время, необходимое для выполнения рутинных задач, таких как учет грузов, формирование документации и мониторинг маршрутов.
Внедрение POD системы может быть полезно для широкого круга предприятий и организаций. Малые и средние бизнесы могут использовать программный продукт для оптимизации своих процессов, улучшения управления данными и увеличения производительности персонала. Крупные корпорации со сложными бизнес-процессами также нуждаются в автоматизации, прежде всего, из-за больших объемов доставки товаров. Предприятия, обслуживающие множество клиентов, могут использовать POD систему для лучшего управления клиентской базой, а также для улучшения обслуживания клиентов и персонализации услуг. Каждая организация имеет свои уникальные потребности и требования, но независимо от размера и отрасли, каждый бизнес только выигрывает от внедрения POD системы в свою деятельность.
Заказать demo
