xTrack POD
Proof Of Delivery
Для підтвердження доставки товарів клієнтам у Genesis ID Group є досить ефективний інструмент — POD система. Дане програмне рішення дозволяє точно та безпомилково фіксувати факт відгрузки вантажів, для підтвердження виконаної роботи та мінімізації спірних питань. xTrack POD допомагає максимально оптимізувати процес доставки, скоротити її терміни, знищити витрати на перевезення, забезпечити повну відстежуваність та налагодити логістичні процеси.
Залиште заявку
Впровадження програмного рішення POD
Надає компанії такі переваги
Функціональність
xTrack POD
Головним компонентом додатку xTrack POD є підтвердження діяльності водіїв на виїздах. Щоб забезпечити вирішення проблеми передачі даних від кожного водія, розроблений інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Навіть при постійній зміні драйверів експедитором, водію не потрібно вивчати кожну нову програму. Завдяки зручному інтерфейсу дуже легко надсилати інформацію щодо переміщень. Ця функція є однією з найважливіших в додатку завдяки інтуїтивному способу роботи.
Genesis ID Group — експерт в галузі розробок програмного забезпечення, яке допомагає розбивати всі дії на окремі «загальні завдання». Кожне з цих завдань належить до різних логістичних робочих процесів. Їх виконання в даній системі аналогічне тим завданням, які входять в додаток xTrack WMS. Для підтвердження доставки вантажів або самовивезення товару клієнтами зі складу, здійснюється їх реалізація через різні типи завдань.
Іноді під час транспортування товарів може бути відсутній сигнал мережі GPRS 3G / 4G / 5G, в незалежності від того, в якій місцевості доводиться пересуватися водієві: в маленькому селі чи в великому місті. Навіть у таких умовах додаток xTrack POD повинен працювати без перешкод. Тому було розроблено автоматичний перехід в автономний режим, завдяки якому водій ніколи не втрачає зв’язок і може доставляти товари в ті місця, де поганий сигнал: в підвал, додому чи в магазин клієнтів. Зміни в конфігурації не потрібні для переходу в автономний режим, синхронізація повністю автоматизована і не потребує додаткових дій від користувача.
POD (Proof of Delivery) відповідає за доставку товару клієнтам і підтверджує її. POP (Proof of Pickup) управляє процесом самовивозу вантажів зі складу. Виконання цих двох операцій регулює додаток xTrack WMS. Вони можуть застосовуватися окремо або разом. При поєднання POD i POP водієві надсилаються послідовні завдання, в яких вказана інформація про доставку товару або його отримання. Дані для виконання процесів надходять із зовнішніх джерел, передусім з системи TMS. Послідовні етапи транспортування вантажів включають список зупинок та завдання, що надсилаються автоматично.
Даний додаток дуже ефективно та просто інтегрується з усіма програмними рішеннями пакету xTrack. Часто зустрічається вдала взаємодія з системою управління транспортом, яка інформує про початок та закінчення вантажно-розвантажувальних робіт, а також про черговість виконання завдань по доставці. З додатку xTrack TMS надходять дані про запланований час роботи, щоб в подальшому можна було провести порівняння з фактичним. Звісно ж, бувають і такі інтерфейси, в яких інформація переважно вноситься в систему вручну.
Головна мета впровадження в роботу системи POD полягає в вимірюванні продуктивності транспортування товарів клієнтам. В першу чергу мається на увазі продуктивність кожного окремого водія, а потім уже компанії в цілому. Розрахувати цей показник досить просто, так як він базується на трьох інтервалах: бажаному часі виконання замовлення, запланованому часі на доставку вантажу та фактичному, що показує реальний стан справ. Фактичний період відвантаження продукції клієнту фіксується мобільними пристроями, з якими взаємодіє водій на всіх етапах своєї роботи. Час виконання завдання вимірюється за допомогою знаходження різниці між кінцевою точкою і початковою. За допомогою цих даних можна визначити продуктивність драйвера.
Етапи впровадження в роботу
xTrack POD
01
/07
Аналіз потреб
На даному етапі визначаються основні проблеми в роботі підприємства та вимоги до нової системи. Збирається інформація від всіх працівників, що зацікавлені в автоматизації процесів. Дається відповідь на питання: які саме процеси потребують оптимізації та які функціональні можливості повинна мати нова система, щоб задовольнити всі потреби бізнесу.
02
/07
Планування
Розробляється детальний план впровадження системи, описуються всі кроки по досягненню задач, які виникли на етапі аналізу потреб. Визначаються всі необхідні роботи, трудові та інші ресурси, терміни та відповідальні особи за кожен етап проекту. Оцінюються ризики та заздалегідь приймаються заходи для управління ними.
03
/07
Конфігурація та налаштування
На даному етапі проводиться конфігурація системи відповідно до вимог підприємства. Це включає встановлення необхідного програмного забезпечення, налаштування параметрів програмного продукту, інтеграцію з існуючими програмами та базами даних.
04
/07
Тестування
Перед впровадженням в роботу підприємства програми для підтвердження доставки
необхідно провести тестування, щоб переконатися у правильності виконання завдань та здатності ефективно взаємодіяти з іншими програмами. Тестування включає в себе перевірку функціональності, сумісності з уже існуючим програмним забезпеченням компанії, а також виявлення помилок та їх усунення.
05
/07
Навчання персоналу
Перед запуском системи в роботу необхідно навчити персонал нею користуватися, щоб мінімізувати можливість помилок та затримок в діяльності компанії в майбутньому. Для цього розробляють спеціальні тренінги, вебінари, навчальні матеріали та проводять індивідуальні консультації для персоналу з подальшим тестуванням і допуском до роботи.
06
/07
Запуск та підтримка
Після успішного тестування та навчання персоналу систему можна запустити в роботу. Відбувається налаштування всіх параметрів в залежності від вимог та потреб певного виду діяльності. Забезпечується постійна підтримка на всіх етапах впровадження програмного рішення для вирішення будь-яких питань та збоїв. Також відбувається регулярне обслуговування системи для уникнення можливих проблем та забезпечення безперервної роботи.
07
/07
Оцінка результатів
По завершенню впровадження системи та випробування її в робочому процесі проводиться оцінка результатів. Аналіз роботи програмного рішення дає змогу відповісти на питання: чи були досягнуті поставлені цілі, як система вплинула на ефективність операцій підприємства та як можна покращити процес відстеження вантажу в майбутньому.
МОДУЛІ
xTrack POD
xTrack POD tasks (завдання)
Даний модуль за своєю конструкцією подібний до завдань, що має додаток xTrack WMS. В системі POD він є головним методом підтвердження виконаних замовлення по доставці. Основними характеристиками даного модулю є:
- бажаний час виконання завдання;
- попередньо розрахований очікуваний час;
- фактичний термін виконання.
Завдяки цим характеристикам можна визначити показники ефективності. Кожному завданню присвоюється кольоровий код, завдяки якому ергономіка програмного продукту стає найбільш гнучкою.
Workflow customization (налаштування робочого процесу)
Гнучкість системи проявляється ще і в тому, що в будь-який час є можливість додати нові завдання, навіть якщо робочий процес уже йде. За такі дії відповідає модуль workflow customization. Система трекінгу доставки діє шляхом виконання завдання вивантаження, а потім в робочий процес додаються такі елементи:
- підтвердження того факту, що транспортний засіб поступив до пункту призначення;
- фіксація факту розвантаження;
- оплата вартості продукції, що була доставлена клієнту;
- прийом або повернення упаковки.
Такі дії не потребують завантажувати кожен раз нову версію програми. Водії отримують нові завдання, як тільки змінюється робочий процес. Для їх виконання не потрібно вивчати нові програми, все відбувається автоматично.
Mobile App (мобільний додаток)
Мобільну WEB-програму, якою є xTrack POD, можна застосовувати без Інтернету. Додаток здатний переходити в автономний режим автоматичного, що дуже важливо для водіїв при перевезенні вантажів в місцевості зі слабким сигналом мережі або його відсутністю. Це одна з основних переваг даного програмного рішення. Користувач відразу ж бачить зміну режиму, коли сигнал мережі змінюється.
Мобільний додаток включає інтегровану базу даних, яка створена для роботи без Інтернету. Її дуже просто встановити, а доступ до всієї інформації щодо перевезень можна отримати за посиланням. Для сповіщень про зміни в інтерфейсі та в робочих процесах додаток застосовує кольоровий код.
Reverse logistics (зворотна логістика)
Для успішної логістики важливо налагодити процес повернення товарів та упаковки. Такі дії називають зворотною логістикою. xTrack POD відслідковує відновлення упаковки, що забезпечує сталість запасів піддонів, ящиків та іншої тари. Модуль reverse logistics допомагає створити нові процеси, що забезпечують повернення тари, яка використовувалася для доставки товарів.
Клієнти можуть повертати не лише упаковку, а й товари, попереджуючи про це заздалегідь або без попередження. Система формує завдання по самовивозу вантажів, а водій може додавати свої задачі, якщо вони не були попередньо завантажені в додаток перед виїздом.
Pictures (картинки)
В процесі транспортування товарів до замовників іноді потрібно робити знімки, серед яких важливе значення мають такі види:
- фотографії магазину, в який привезли замовлення;
- зображення полиці з товарами;
- фото документів, підписаних одержувачем замовлення;
- фото товарів, які клієнти вирішили повернути на склад, або зображення повернутої упаковки;
Водій має право та можливість сам створювати такі знімки та завантажувати їх в систему, або переглядати фото, які вже завантажені. Фото магазинів, які зробили замовлення, дуже важливі при орієнтуванні на місцевості, особливо при наявності декількох магазинів в одному місті чи районі.
Maps & GPS (Мапи та GPS)
Для максимальної оптимізації маршрутів додаток можна поєднувати з мапами, які доступні в програмах Google Maps, Waze або в інших професійних додатках. Це допомагає водієві будувати найбільш оптимальні маршрути, які економлять час та пальне, і являються найкоротшими шляхами від складу до клієнтів. Дуже легко обрати правильний режим для мапи та розробити план доставки товарів.
Інтеграція xTrack POD з мапами налаштовується професійним персоналом, який має потрібні навички та досвід. Ця функція не є обов'язковою для всіх водіїв, але вона значно спрощує процес доставки вантажів.
Document Management (Управління документами)
Коли замовники товарів або постачальники сировини підписують документи, які привозить водій, їх можна відразу ж сфотографувати або відсканувати та завантажити в систему за допомогою додатку. Всі фото зберігаються в базі та використовуються за необхідності при уточненні виконання завдань та під час виникнення спірних питань. Управління документацією дає можливість зекономити час, відмінивши ручне введення даних.
Процес фотографування документів обов’язковий для водіїв, і тільки після його виконання вони можуть приступити до наступного етапу. Для підтвердження правильності та ідентифікації зображень системою, до них додаються штрих-коди.
SMS & Email (SMS і електронна пошта)
Даний модуль має велике значення для комунікації між зацікавленими сторонами. За допомогою повідомлень на гаджети водіям надходить інформація про заплановану поїздку та завантаження товару. Таким чином відбувається комунікація експедиторів з водіями, які не мають доступу в систему для ще кращого відслідковування доставки.
Також за допомогою модулю SMS & Email звіти надсилають диспетчерам та менеджерам транспорту, в яких є доступ до бази, при виникненні якихось виняткових ситуацій. Звіти налаштовуються за запитами з різними тригерами в залежності від ситуації.
IOD (IOD)
Інформація про доставку є додатковою можливістю системи, що відповідає за збереження даних про виконання завдань та їх ефективність. Саме завдяки такій властивості система є потужним інструментом для вимірювання ключових показників ефективності. Для зберігання дій кожного водія достатньо натиснути на кнопку мобільного пристрою. Диспетчери слідкують за тим, щоб ця передача даних відбувалася вчасно і правильно. Якщо є збої в роботі водіїв, система повідомляє про це диспетчерів або менеджерів шляхом надсилання електронних повідомлень для швидкого усунення проблем та затримок.
EDI (EDI)
Програми для підтвердження доставки легко інтегруються з xTrack TMS та отримує необхідні дані про замовлення для передачі водіям. Важливою є взаємодія з WMS та ERP при наявності великої кількості інформації щодо замовлення або при включенні доставок до декількох клієнтів в задачі одного водія. Існує декілька методів взаємодії з зовнішніми програмами:
- проміжна база даних;
- служби API;
- файли FTP.
Відгуки
Про співпрацю
Наші кейси
Оцінка можливостей оптимізації процес доставки (xTrack POD) в різних галузях бізнесу
Запитання які
Найчастіше нам задають
Наші спеціалісти вирішують будь-які технічні питання, оперативно реагують на проблеми і забезпечують безперебійну роботу обладнання та програмного забезпечення.
Після встановлення та тестування системи підтвердження доставки, ми надамо всі рекомендації щодо її використання, проведемо навчання персоналу, ви зможете почати її застосовувати в своїй діяльності майже миттєво.
xTrack POD має можливість інтеграції з ERP, CRM, системою управління транспортом та іншими програмними продуктами, що застосовуються для оптимізації бізнес-процесів.
Якщо ви оберете наше програмне рішення, ви можете очікувати покращення ефективності доставок, зменшення часу на обробку документації, підвищення рівня сервісу та зниження витрат на логістику.
У разі потреби можна здійснювати вимкнення або призупинення роботи системи через адміністраторський доступ та налаштування.
Тривалість впровадження залежить від розміру підприємства, складності процесів та наявності вже існуючого програмного забезпечення. Потрібно провести аналіз потреб в автоматизації компанії, на основі яких можна буде зробити висновок про часові рамки.
Які проблеми підприємства вирішує
Впровадження POD системи
Впровадження системи Proof of Delivery (POD) в сучасне підприємство вирішує ряд ключових проблем, з якими стикаються більшість компаній у галузі логістики та доставки. Дане програмне рішення допомагає досягти більшої ефективності та конкурентоспроможності в питаннях своєчасної доставки вантажів та фіксації документів на місцях відгрузки замовлень. POD система здатна вирішити безліч проблем, які постають перед багатьма компаніями, та надати їм такі конкурентні переваги:
- Оптимізація процесів.
Програмне рішення може допомогти автоматизувати та оптимізувати бізнес-процеси на підприємстві, що дозволить зменшити час та зусилля, необхідні для виконання рутинних завдань. Крім того, завдяки можливостям аналізу даних, що надаються системою POD, компанія може постійно вдосконалювати свої логістичні процеси, вносячи зміни на основі фактичних даних та підвищуючи ефективність управління.
- Покращення управління даними.
Завдяки системі POD, дані про вантажі, маршрути доставки, часи прибуття та інші важливі параметри можуть бути легко доступні для аналізу та моніторингу. Додаток дозволяє ефективно зберігати, організовувати та аналізувати великі обсяги даних, завдяки чому стає простіше приймати важливі рішення на основі фактів та статистики.
- Підвищення продуктивності.
Завдяки автоматизації процесів та покращенню доступу до інформації, можливе зниження часу, витраченого на адміністративні процедури, оскільки багато даних можуть бути автоматично збережені та оброблені в системі. Це дозволяє працівникам спрямувати свій час та зусилля на більш важливі завдання, що відразу ж впливає на загальну ефективність та продуктивність робочого процесу.
- Покращення комунікації.
POD система дозволяє налаштувати відмінну комунікацію між співробітниками, клієнтами та постачальниками, що сприяє кращому розумінню задач та швидкому їх виконанню. Усі учасники логістичних процесів, включаючи водіїв, складських працівників, менеджерів та клієнтів, мають можливість отримувати актуальну інформацію про маршрути доставки, час доставки та стан вантажу в режимі реального часу.
- Зменшення помилок та мінімізація ризиків.
Автоматизація процесів за допомогою POD системи зменшує ймовірність помилок, які можуть виникати при ручному введенні даних. Можливість ставити електронний підпис та завантажувати фото- або відеодокази при отриманні вантажу дозволяє уникнути спірних ситуацій і непорозумінь між сторонами.
- Покращення обслуговування клієнтів.
Система POD дозволяє клієнтам миттєво отримувати інформацію про статус їхніх замовлень, маршрути доставки та час прибуття товарів, що підвищує рівень прозорості та сприяє створенню довіри з боку клієнтів. Клієнти можуть отримувати сповіщення про доставку, підтверджувати отримання товарів, а також взаємодіяти з компанією у режимі реального часу.
- Збереження часу та ресурсів.
Додаток автоматизує процес збору, зберігання та аналізу даних про доставку, що раніше вимагало значних людських ресурсів для виконання. Це дозволяє звільнити працівників від рутинних операцій та спрямувати їхні зусилля на більш важливі завдання. Завдяки автоматизації процесів управління доставкою та організації логістичних процесів, підприємство може значно скоротити час, необхідний для виконання рутинних завдань, таких як облік вантажів, формування документації та моніторинг маршрутів.
Впровадження POD системи може бути корисним для широкого кола підприємств та організацій. Малі та середні бізнеси можуть скористатися програмним продуктом для оптимізації своїх процесів, покращення управління даними та збільшення продуктивності персоналу. Великі корпорації зі складними бізнес-процесами також потребують автоматизації перш за все через великі об’єми доставки товарів. Підприємства, які обслуговують безліч клієнтів, можуть скористатися POD системою для кращого управління клієнтською базою, а також для покращення обслуговування клієнтів та персоналізації послуг. Кожна організація має свої унікальні потреби та вимоги, але в незалежності від розміру та галузі, кожен бізнес тільки виграє від впровадження POD системи в свою діяльність.
Замовити demo
