POD или Proof of Delivery – это система, используемая в логистике для получения подтверждения успешного прибытия груза к получателю. Она обеспечивает документальное подтверждение того, что товар доставлен в указанное место, в нужное время и в надлежащем состоянии. Программное решение применяется для повышения прозрачности, улучшения обслуживания клиентов, снижения рисков, минимизации ошибок и оптимизации всех процессов, связанных с транспортировкой грузов.
Что означает POD?
Proof of Delivery — приложение, которое помогает компаниям отслеживать все поставки и предоставляет доступ к информации об уже осуществленных грузоперевозках. Программа распределяет пользователей на администраторов и водителей. Это разделение зависит от роли, которую исполняет каждый сотрудник. Категории отличаются не только задачами, но и уровнем доступа к программному обеспечению.
Администраторам предоставляется полная информация о списке заказов от клиентов, так как в их обязанности входит отслеживание каждого задания с момента его получения до отгрузки укомплектованного заказа. Водители могут просматривать и корректировать только ту информацию, которая напрямую касается задач, на них возложенных.
В приложении POD есть система задач и опций, позволяющая управлять рабочим процессом. По каждой задаче определяется приоритетность и далее их распределяют водителям. Пошаговую проверку правильности выполнения можно провести с помощью AWB (авиационной накладной), а также оптимизировать, применив систему отслеживания, предлагаемую приложением.
Каждая поставка, являющаяся результатом одного или нескольких заказов, регистрируется как отдельный процесс. Все они по завершении автоматически вносятся в базу данных для дальнейшего хранения и применения в аналитике и отчетности.
Интеграция POD с другими системами
Для обеспечения наилучших результатов в управлении и автоматизации всех процессов, связанных с доставкой товаров, с момента получения груза перевозчиком до отгрузки заказа клиенту важно применять все необходимые программные решения. Система POD хорошо интегрируется с приложением xTrack TMS.
POD отслеживает движение груза и обновляет информацию о статусе доставки TMS в режиме реального времени. Это позволяет операторам и диспетчерам контролировать процесс доставки и оперативно реагировать на любые изменения. Данные POD, такие как затраченное время и расстояние до места назначения, могут использоваться для оптимизации маршрутов и уменьшения расходов на топливо. В случае возникновения проблем с доставкой, таких как задержка или повреждение груза, система POD автоматически сообщает об этом в TMS, позволяя оперативно решать проблемы.
Для упрощения процесса транспортировки система POD способна эффективно взаимодействовать с Waze и Google Maps. Эти программы помогают автоматизировать планирование маршрутов, учитывая пробки и другие факторы для оптимизации времени доставки. Водители получают навигацию в реальном времени, а операторы и клиенты могут отслеживать местонахождение груза.
Во время поездки водитель получает задания, содержащие детали траектории движения и информацию о заказе. Все это расписано поэтапно и добавлены фильтры, чтобы проще найти необходимые данные и получить доступ к рабочим процессам. Все поездки, остановки и перерывы наносятся на карту и пользователь автоматически перемещается на новый этап процесса доставки при открытии последовательных окон программы.
Эффективно также взаимодействие с ERP-системами и программным решением для управления складом, так как именно со склада отправляются товары для клиентов. После получения подтверждения доставки информация о выбытии товаров автоматически обновляется в WMS, обеспечивая точность учета запасов. В случае возврата товара информация из приложения POD помогает идентифицировать товар, причину возврата, а также обновить информацию о запасах в WMS. Такое взаимодействие используется для анализа эффективности работы склада, а также оптимизации процессов приёма, отгрузки и хранения товаров.
Какие действия оптимизирует система POD?
Для каждого водителя задачи, отображаемые в окнах программы, описывают все этапы, необходимые для обеспечения эффективного выполнения заказа. Оптимизация процессов дистрибуции товаров, а также управление транспортными потоками через xTrack TMS являются главными направлениями работы, для которой большое значение имеет внедрение системы POD. Благодаря приложению водителям доступны следующие действия:доступні такі дії:
Просмотр информации о деталях поездки
Система предоставляет водителям подробную информацию о закрепленных за ними поездках, они получают список клиентов на маршруте с именами, контактными данными и специальными инструкциями. Указываются точные адреса для легкого нахождения нужной локации. Также можно просматривать фотографии мест доставки, сделанные ранее, что помогает водителям идентифицировать правильное здание или вход.
Фотосъемка мест доставки
Фотофиксация на месте улучшает эффективность доставки и обмена информацией между водителями. Перевозчики могут фотографировать места, в которые доставили товар, предоставляя визуальное подтверждение и помогая коллегам легче находить адреса. Кроме того, фотографирование документов обеспечивает удобную документацию и улучшает коммуникацию с диспетчерами и клиентами.
Создание ссылок на Google Maps
К каждой доставке в систему добавляется ссылка на Google Maps с адресом места назначения. Водитель может нажать на эту ссылку прямо в приложении xTrack POD, и она автоматически откроет Google Maps с построенным маршрутом к месту доставки. Водитель получает детальную навигацию в режиме реального времени с учетом текущих условий дорожного движения, пробок и других факторов, которые могут повлиять на время доставки.
Обозначение остановок при транспортировке
Система POD учитывает потребность водителей в перерывах во время длинных маршрутов, поэтому предлагает удобную функцию, позволяющую фиксировать время остановки и отдыха. В приложении xTrack POD есть специальная кнопка, которую водитель может нажать, когда останавливается для отдыха, обеда, заправки или других причин. После нажатия кнопки система автоматически фиксирует время начала перерыва. Когда водитель готов продолжить работу, он снова нажимает кнопку и система фиксирует время окончания перерыва.
Отмена заказа
В приложении xTrack POD водитель имеет специальную опцию по отмене доставки. Он может сделать это по разным причинам, например, если клиент отменил заказ после того, как водитель уже выехал со склада, если возникли проблемы с адресом или если груз поврежден. После отмены доставки водитель должен указать причину и сообщить диспетчеру о ситуации. Так и в свою очередь может изменить маршрут или назначить другую задачу.
Подтверждение доставки товаров клиентам
Когда водитель прибывает в пункт назначения, система автоматически распознает его местонахождение и предлагает подтвердить прибытие. После подтверждения приложение предоставляет список доступных опций доставки для данного заказа, например, "Доставка к двери", "Самовывоз" или "Оставить в почтомате". Водитель выбирает соответствующую опцию и система фиксирует его выбор.
Внесение дополнительных данных при перевозке грузов
Водитель имеет доступ к редактированию данных о доставленном товаре, таких как количество или единицы измерения, а также суммы оплаты, которую необходимо получить от клиента. После изменения перевозчик сохраняет обновленную информацию, которая автоматически синхронизируется с системой.
Подтверждение факта инкассации наличных денег
После того, как водитель доставляет товар потребителю, он должен выполнить следующие действия
- сдать груз согласно прилагаемой к нему документации;
- забрать то, что клиент решил вернуть, а также обратную тару;
- забрать наличные деньги в сумме, указанной в документах.
Подтверждение завершения процесса доставки
После завершения всех этапов доставки, включая разгрузку товара и получение оплаты, водитель подтверждает выполнение в приложении xTrack POD. Если транспортный заказ включает в себя другие доставки в другие места, перевозчик автоматически переходит к следующему заданию на маршруте и повторяет весь процесс.
Подтверждение выполнения заказа
Система обеспечивает подтверждение выполнения транспортного заказа, что позволяет водителям завершить поездку и синхронизировать данные между TMS и приложением xTrack POD. После подтверждения выполнения транспортного заказа поездка считается полностью завершенной и перевозчик может переходить к следующему заданию или завершить рабочий день.
Какие преимущества предоставляет POD для оптимизации и отслеживания доставки?
Экономия времени, ресурсов и усилий
POD-системы автоматически импортируют необходимые данные из внешних приложений, таких как TMS и WMS, устраняя потребность в ручном вводе данных, что является трудоемким процессом и часто приводит к ошибкам.
Оптимизация рабочих процессов
POD-система предоставляет водителям четкие инструкции по доставке, включая адреса, маршруты, время доставки и другую необходимую информацию. Это помогает избежать путаницы и обеспечивает эффективное выполнение задач. Водители могут обновлять информацию о доставке в POD-системе, используя мобильные устройства, что позволяет оперативно реагировать на любые изменения или проблемы.
Отслеживание в режиме реального времени
Менеджеры могут мониторить выполнение транспортных заказов в режиме реального времени, используя POD-систему. Благодаря этому они могут своевременно реагировать на любые задержки или проблемы и эффективно управлять ресурсами. POD-система собирает данные о доставке, которые используются для анализа эффективности работы водителей и оптимизации маршрутов.
Доступ к базе данных
Приложение автоматически сохраняет всю информацию о доставке, включая время, место, подписи, фотографии и другие данные. Это позволяет менеджерам легко получить доступ к необходимым данным в любой момент. Система позволяет генерировать различные отчеты о доставке, помогающие руководству компании контролировать эффективность работы и принимать стратегические решения.
Прослеживаемость товаров
Система POD обеспечивает полную информацию о доставленных товарах, включая что, куда, когда, как и как было транспортировано. Прослеживаемость товаров повышает ответственность всех участников логистического процесса, уменьшая риск потери или повреждения груза.
Важность систем POD для бизнеса
Система Proof of Delivery имеет большое значение для компаний, занимающихся логистикой, доставкой и электронной коммерцией. Она обеспечивает не только подтверждение успешной доставки, но и способствует повышению эффективности, прозрачности и доверия, что является важным фактором успеха любого бизнеса.
Приложение играет ключевую роль в улучшении логистики международных и национальных доставок в Европе, способствуя цифровизации всех процессов и их экологичности, что обеспечивает конкурентоспособность транспорта компаний, применяющих данное программное решение в своей работе.
Система POD используется для персонализации обслуживания клиентов и повышения их лояльности. Надежность и прозрачность доставки способствуют повышению репутации и конкурентоспособности. Высокий уровень обслуживания помогает привлечь новых клиентов и расширить бизнес. Довольные потребители с большей вероятностью будут повторно воспользоваться услугами компании, что способствует увеличению прибыли.
Как программное обеспечение Genesis ID Group может вам помочь?
Система POD эффективно взаимодействует с другими программными продуктами для лучшего управления цепочкой поставок. Все приложения разработаны с учетом удобства пользователей, поэтому имеют интуитивно понятный интерфейс и не требуют долгого срока обучения. Среди главных преимуществ xTrack POD можно выделить:
- удобство в работе с интерфейсом;
- четкая структура, достаточно понятно предоставляющая информацию о задачах на каждом этапе;
- возможность взаимодействия с любым смартфоном или компьютером без дополнительных аппаратов;
- возможность применения в процессе получения товаров;
- адаптированность под каждое устройство;
- возможность интеграции с разными программами, навигаторами и картами.
Система подтверждения доставки от Genesis ID Group – это комплексное решение для оптимизации логистики, обеспечивающее полный контроль над процессом отгрузки товаров, повышает эффективность операций, способствует экологическому постоянству и улучшает удовлетворенность клиентов. Именно поэтому выбор данного ПО для каждой компании будет удачным решением.
