POD або Proof of Delivery — це система, що використовується в логістиці для отримання підтвердження успішного прибуття вантажу до отримувача. Вона забезпечує документальне підтвердження того, що товар був доставлений у вказане місце, у потрібний час та у належному стані. Програмне рішення застосовується для підвищення прозорості, покращення обслуговування клієнтів, зниження ризиків, мінімізації помилок та оптимізації всіх процесів, пов’язаних з транспортуванням вантажів.
Що означає POD?
Proof of Delivery — додаток, який допомагає компаніям відстежувати всі поставки та надає доступ до інформації про вже здійснені вантажоперевезення. Програма розподіляє користувачів на адміністраторів та водіїв. Цей поділ залежить від ролі, яку виконує кожен співробітник. Категорії відрізняються не лише задачами але й рівнем доступу до програмного продукту.
Адміністраторам надається повна інформація щодо списку замовлень від клієнтів, так як в їх обов'язки входить відслідковування кожного завдання від моменту його отримання до відгрузки укомплектованого замовлення. Водії можуть переглядати і коректувати лише ту інформацію, яка безпосередньо стосується задач, на них покладених.
В додатку POD є система завдань та опцій, що дозволяє керувати робочим процесом. По кожному завданню визначається пріоритетність і далі їх розподіляють водіям. Покрокову перевірку правильності виконання можна провести за допомогою AWB (авіаційної накладної), а також оптимізувати, застосувавши систему відстеження, яку пропонує додаток.
Кожна поставка, що є результатом одного або декількох замовлень, реєструється як окремий процес. Всі вони після завершення автоматично вносяться в базу даних для подальшого зберігання та застосування в аналітиці та звітності.
Інтеграція POD з іншими системами
Для забезпечення найкращих результатів в керуванні та автоматизації всіх процесів, пов'язаних з доставкою товарів, від моменту отримання вантажу перевізником до відгрузки замовлення клієнту, важливо застосовувати всі необхідні програмні рішення. Система POD добре інтегрується з додатком xTrack TMS.
POD відстежує рух вантажу та оновлює інформацію про статус доставки в TMS в режимі реального часу. Це дозволяє операторам та диспетчерам контролювати процес доставки та оперативно реагувати на будь-які зміни. Дані POD, такі як затрачений час та відстань до місця призначення, можуть бути використані для оптимізації маршрутів та зменшення витрат на пальне. У разі виникнення будь-яких проблем з доставкою, таких як затримка або пошкодження вантажу, система POD автоматично повідомляє про це в TMS, дозволяючи оперативно вирішувати проблеми.
Для спрощення процесу транспортування, система POD здатна ефективно взаємодіяти з Waze та Google Maps. Ці програми допомагають автоматизувати планування маршрутів, враховуючи затори та інші фактори для оптимізації часу доставки. Водії отримують навігацію в реальному часі, а оператори та клієнти можуть відстежувати місцезнаходження вантажу.
Під час поїздки водій отримує завдання, що містять деталі траєкторії руху та інформацію про замовлення. Все це розписано поетапно та додані фільтри, щоб було простіше знайти необхідні дані та отримати доступ до робочих процесів. Всі поїздки, зупинки та перерви наносяться на мапу, і користувач автоматично переміщається на новий етап процесу доставки при відкритті послідовних вікон програми.
Ефективною також є взаємодія з ERP-системами та програмним рішенням для управління складом, так як саме зі складу відправляються товари для клієнтів. Після отримання підтвердження доставки, інформація про вибуття товарів автоматично оновлюється в WMS, забезпечуючи точність обліку запасів. У разі повернення товару, інформація з додатку POD допомагає ідентифікувати товар, причину повернення, а також оновити інформацію про запаси в WMS. Така взаємодія використовується для аналізу ефективності роботи складу, а також оптимізації процесів прийому, відвантаження та зберігання товарів.
Які дії оптимізує система POD?
Для кожного водія завдання, що відображаються у вікнах програми, описують всі етапи, необхідні для забезпечення ефективного виконання замовлення. Оптимізація процесів дистрибуції товарів, а також управління транспортними потоками через xTrack TMS, є головними напрямками роботи, для якої велике значення має впровадження системи POD. Завдяки додатку водіям доступні такі дії:
Перегляд інформації щодо деталей поїздки
Система надає водіям детальну інформацію про закріплені за ними поїздки, вони отримують список клієнтів на маршруті з іменами, контактними даними та спеціальними інструкціями. Вказуються точні адреси для легкого знаходження потрібної локації. Також є можливість переглядати фотографії місць доставки, зроблені раніше, що допомагає водіям ідентифікувати правильну будівлю або вхід.
Фотографування місць доставки
Фотофіксація на місці покращує ефективність доставки та обмін інформацією між водіями. Перевізники можуть фотографувати місця, в які доставили товар, надаючи візуальне підтвердження та допомагаючи колегам легше знаходити адреси. Крім того, фотографування документів забезпечує зручне документування і покращує комунікацію з диспетчерами та клієнтами.
Створення посилань на Google Maps
До кожної доставки в систему додається посилання на Google Maps з адресою місця призначення. Водій може натиснути на це посилання прямо в додатку xTrack POD, і воно автоматично відкриє Google Maps з побудованим маршрутом до місця доставки. Водій отримує детальну навігацію в режимі реального часу з урахуванням поточних умов дорожнього руху, заторів та інших факторів, які можуть вплинути на час доставки.
Позначення зупинок під час транспортування
Система POD враховує потребу водіїв у перервах під час довгих маршрутів, тому пропонує зручну функцію, що дозволяє фіксувати час зупинки та відпочинку. У додатку xTrack POD є спеціальна кнопка, яку водій може натиснути, коли зупиняється для відпочинку, обіду, заправки або з інших причин. Після натискання кнопки система автоматично фіксує час початку перерви. Коли водій готовий продовжити роботу, він знову натискає кнопку, і система фіксує час закінчення перерви.
Скасування замовлення
У додатку xTrack POD водій має спеціальну опцію для скасування доставки. Він може це зробити з різних причин, наприклад, якщо клієнт скасував замовлення після того, як водій вже виїхав зі складу, якщо виникли проблеми з адресою або якщо вантаж пошкоджено. Після скасування доставки водій повинен вказати причину та повідомити диспетчера про ситуацію. То й в свою чергу може змінити маршрут або призначити інше завдання.
Підтвердження доставки товарів клієнтам
Коли водій прибуває до пункту призначення, система автоматично розпізнає його місцезнаходження та пропонує підтвердити прибуття. Після підтвердження додаток надає список доступних опцій доставки для даного замовлення, наприклад, "Доставка до дверей", "Самовивіз" або "Залишити у поштоматі". Водій обирає відповідну опцію, і система фіксує його вибір.
Внесення додаткових даних під час перевезення вантажів
Водій має доступ до редагування даних про доставлений товар, таких як кількість або одиниці виміру, а також суми оплати, яку необхідно отримати від клієнта. Після внесення змін перевізник зберігає оновлену інформацію, яка автоматично синхронізується з системою.
Підтвердження факту інкасації готівки
Після того, як водій доставляє товар споживачеві, він повинен виконати наступні дії
- здати вантаж згідно документації, що до нього додається;
- забрати те, що клієнт вирішив повернути, а також зворотну тару;
- забрати готівку в сумі, вказаній в документах.
Підтвердження завершення процесу доставки
Після завершення всіх етапів доставки, включаючи розвантаження товару та отримання оплати, водій підтверджує виконання в додатку xTrack POD. Якщо транспортне замовлення включає інші доставки в інші місця, перевізник автоматично переходить до наступного завдання на маршруті та повторює весь процес.
Підтвердження виконання замовлення
Система забезпечує функцію підтвердження виконання транспортного замовлення, що дозволяє водіям завершити поїздку та синхронізувати дані між TMS та додатком xTrack POD. Після підтвердження виконання транспортного замовлення поїздка вважається повністю завершеною, і перевізник може переходити до наступного завдання або завершити робочий день.
Які переваги надає POD для оптимізації та відстеження доставки?
Економія часу, ресурсів та зусиль
POD-системи автоматично імпортують необхідні дані з зовнішніх додатків, таких як TMS та WMS, усуваючи потребу в ручному введенні даних, що є трудомістким процесом і часто призводить до помилок.
Оптимізація робочих процесів
POD-система надає водіям чіткі інструкції щодо доставки, включаючи адреси, маршрути, час доставки та іншу необхідну інформацію. Це допомагає уникнути плутанини та забезпечує ефективне виконання завдань. Водії можуть оновлювати інформацію про доставку в POD-системі, використовуючи мобільні пристрої, що дозволяє оперативно реагувати на будь-які зміни або проблеми.
Відстеження в режимі реального часу
Менеджери мають змогу моніторити виконання транспортних замовлень в режимі реального часу, використовуючи POD-систему. Завдяки цьому вони можуть вчасно реагувати на будь-які затримки або проблеми та ефективно управляти ресурсами. POD-система збирає дані про доставку, які використовуються для аналізу ефективності роботи водіїв та оптимізації маршрутів.
Доступ до бази даних
Додаток автоматично зберігає всю інформацію про доставку, включаючи час, місце, підписи, фотографії та інші дані. Це дозволяє менеджерам легко отримати доступ до необхідних даних в будь-який момент. Система дозволяє генерувати різноманітні звіти про доставку, що допомагають керівництву компанії контролювати ефективність роботи та приймати стратегічні рішення.
Простежуваність товарів
Система POD забезпечує повну інформацію про доставлені товари, включаючи що, куди, коли, як і яким чином було транспортовано. Простежуваність товарів підвищує відповідальність всіх учасників логістичного процесу, зменшуючи ризик втрати або пошкодження вантажу.
Важливість систем POD для бізнесу
Система Proof of Delivery має неабияке значення для компаній, що займаються логістикою, доставкою та електронною комерцією. Вона забезпечує не лише підтвердження успішної доставки, але й сприяє підвищенню ефективності, прозорості та довіри, що є важливими факторами успіху будь-якого бізнесу.
Додаток відіграє ключову роль у покращенні логістики міжнародних та національних доставок в Європі, сприяючи цифровізації всіх процесів та їх екологічності, що забезпечує конкурентоспроможність транспорту компаній, які застосовують дане програмне рішення в своїй роботі.
Система POD використовується для персоналізації обслуговування клієнтів та підвищення їх лояльності. Надійність та прозорість доставки сприяють підвищенню репутації та конкурентоспроможності. Високий рівень обслуговування допомагає залучити нових клієнтів та розширити бізнес. Задоволені споживачі з більшою ймовірністю будуть повторно користуватися послугами компанії, що сприяє збільшенню прибутку.
Як програмне забезпечення від Genesis ID Group може вам допомогти?
Система POD ефективно взаємодіє з іншими програмними продуктами для найкращого управління ланцюгом поставок. Всі додатки розроблені з урахуванням зручності для користувачів, тому мають інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і не потребують довгого терміну навчання. Серед головних переваг xTrack POD можна назвати:
- зручність в роботі з інтерфейсом;
- чітка структура, яка досить зрозуміло надає інформацію про завдання на кожному етапі;
- можливість взаємодії з кожним смартфоном чи комп'ютером без додаткових апаратів;
- можливість застосування в процесі отримання товарів;
- адаптованість під кожен пристрій;
- можливість інтеграції з різними програмами, навігаторами та мапами.
Система підтвердження доставки від Genesis ID Group – це комплексне рішення для оптимізації логістики, яке забезпечує повний контроль над процесом відгрузки товарів, підвищує ефективність операцій, сприяє екологічній сталості та покращує задоволеність клієнтів. Саме тому вибір даного програмного рішення для кожної компанії буде вдалим рішенням.
