xTrack PMS
Returnable Packaging Management Software
Це комплексне рішення від Genesis ID Group, розроблене для оптимізації та автоматизації всіх аспектів управління зворотною упаковкою, такою як піддони, контейнери та ящики. Воно пропонує можливості для відстеження руху тари в режимі реального часу, управління запасами, планування логістики, фінансових розрахунків та звітності. PMS система дозволяє компаніям відстежувати місцезнаходження та стан тари, оптимізувати використання, мінімізувати можливість втрати та пошкодження, покращувати оборотність та знижувати витрати на транспортування.
Залиште заявку
Впровадження програмного рішення PMS
Надає компанії такі переваги
Функціональність
xTrack PMS
- залишатися у перевізника;
- направлятися на інший склад тієї ж компанії чи мережі;
- залишатися на складі компанії, якій цей товар був доставлений;
- може бути загубленою або пошкодженою з різних причин.
Головною умовою для функції управління зворотною тарою є її повернення в місця постійного зберігання. Частіше всього це один із складів підприємства, що займається поставками товару, спеціально призначений для зберігання тари. Зворотна упаковка повинна бути повернена в такому ж стані і в такій же кількості, в якій була відгружена разом з товаром. Фактичне повернення реєструється в заявці відразу ж після того, як тара прибула на склад. Якщо здійснити цей процес відразу ж неможливо з якихось причин, залишки, що знаходяться в інших компаніях, підлягають обліку за ваучерами.
Ваучери — це документи, які виписуються на кожну зворотну упаковку, що тимчасово залишилася на одному зі складів, які не є структурними підрозділами підприємства. Ваучер замінює фізичну упаковку до того часу, доки вона не повернеться на постійне місце перебування. Їх виписують завідувачі складів, в яких залишилась тара, і віддають водіям для доставки на склад, з якого був відгружений товар, як виправдання за неповернену упаковку. Далі цей процес тримають на контролі, щоб зберегти запас тари в тій кількості, яка зазначена в документах.
Ваучери надаються на певний період. До його закінчення тара повинна повернутися на місце зберігання, або ж ваучер потребує продовження терміну дії. Якщо до закінчення терміну повернення не відбулося, упаковку отримати назад стає неможливо. За термінами придатності ваучерів потрібно слідкувати, щоб запобігти подібним втратам.
Іноді упаковка стає непридатною для подальшого застосування через псування або втрату з таких причин:
- крадіжка;
- неповернення за ваучером;
- закінчення терміну дії документу;
- втрата або знищення ваучерів.
Оскільки тару повернути в таких випадках неможливо, підприємству доводиться закупити нову, щоб перекрити недостачу. Якщо упаковку надавала компанія, що займається контрактною логістикою, вона також має компенсувати цю втрату.
Для проведення операції компенсації застосовується програма xTrack PMS, що показує тип упаковки, яку потрібно замінити, а також її кількість. Такою тарою можуть бути коробки, ящики, піддони та інші види. Програма показує загальну чисельність на балансі складу та кількість, яка потребує заміни. Ці дані додаток відображає автоматично, а також розподіляє тару для компенсації на ті склади, де її не вистачає.
Автоматизація контролю за зворотною упаковкою дає користувачам можливість втручатися в процес очищення, а після його завершення допомагає зрозуміти, чи достатньо в запасах тари для відновлення недостачі і чи потрібна додаткова закупівля.
В тому випадку, якщо для відновлення не вистачає внутрішніх ресурсів, потрібно завезти тару з інших складів. Такі дії потребують затрат на перевезення, тому іноді простіше списати недостачу з одного складу на інший, який може покрити її за рахунок своїх запасів. Таким чином відбувається обмін правом власності, і стає можливим повернення тари попередньому власнику, але вже з іншого складу, до якого вона перейшла по праву.
Постачальник послуг контрактної логістики вносить в базу даних інформацію, яка допомагає обмінятися тарою без її фізичного перевезення, щоб уникнути перехресного транспортування та зайвих дій. Завдяки обміну правом власності можна досягти таких цілей, як швидка передача клієнтам зворотної тари та економія витрат на її транспортування.
Етапи впровадження в роботу
Системи PMS
01
/05
Аналіз та планування.
На даному етапі важливо чітко визначити, які проблеми та завдання має вирішити система PMS у певному виді бізнесу. Дослідження можуть включати відстеження обігу тари, управління логістикою, витрат на транспортування клієнту зворотної упаковки та на повернення її на склад. Планування включає розробку детального плану впровадження програмного рішення, враховуючи часові рамки, трудові та матеріальні ресурси, відповідальних осіб та бюджет.
02
/05
Вибір системи
На другому етапі впровадження важливо дослідити ринок та обрати систему, яка найкраще відповідає потребам компанії та бюджету, запланованому на її реалізацію. Варто звернути увагу на функціональність, інтеграцію з іншими системами, зручність використання та підтримку після установки. Дуже важливим є питання інтеграції даного програмного рішення з іншими системами з одного пакету, а також зі сторонніми програмами.
03
/05
Підготовка та налаштування
Інтеграція з іншими системами: Якщо необхідно, На даному етапі проходить налаштування програми відповідно до потреб бізнесу, включаючи робочі процеси, ролі користувачів, правила обліку та інші параметри. Відбувається інтеграція систему PMS з іншими програмами, які вже використовуються в робочих процесах підприємства, наприклад, ERP, WMS та інші. Переносяться необхідні дані про обігову тару, клієнтів та постачальників до нової системи. Налаштовуються необхідні інтеграції для обміну даними між окремими програмами, які повинні взаємодіяти для досягнення загальних цілей бізнесу.
04
/05
Тестування та навчання
Проводиться ретельне тестування PMS системи, щоб переконатися, що вона працює належним чином та відповідає вимогам бізнесу та запланованим цілям. Проходить навчання співробітників, які будуть використовувати програмне рішення для оптимізації своєї діяльності. Підготовчі заходи можуть включати в себе проведення тренінгів, створення інструкцій та надання технічної підтримки і відповідей на питання, що можуть виникати в процесі освоєння нової програми.
05
/05
Запуск та підтримка
Після успішного тестування та навчання користувачів, програмний продукт запускається в експлуатацію. Регулярний моніторинг, технічна підтримка та постійне вдосконалення системи допоможуть компанії отримати максимальну користь від використання та оптимізувати управління тарою.
МОДУЛІ
xTrack PMS
Packaging return per transport order (повернення тари за замовленням)
Фіксація повернення тари для кожного замовлення залежить від ситуації і потребує вибору певних опцій. Випадки повернення можуть бути наступними:
- фізична доставка упаковки в місце, з якого був відправлений товар клієнту;
- виписування ваучерів, які тимчасово замінюють тару, але з часом обіцяють її фізичне повернення;
- декларація, що свідчить про втрату або повернення упаковки.
Користувач за допомогою даного модулю обирає саме те замовлення, для якого потрібно повернути упаковку. Всі деталі відображаються автоматично, варто лише натиснути на замовлення. Відповідальна особа заповнює потрібні поля, вносячи дані, дійсні на момент повернення.
Завдяки автоматизації обробки даних та постійному їх оновленню в додатку після внесення кожного замовлення, гарантується точність обліку повернення тари та збереження запасів. При введенні даних, які не відповідають критеріям, блокується можливість їх обробки, що перешкоджає виникненню випадкових помилок.
Відмінність між упаковкою, яка використовується для доставки товарів клієнтам, і тією, яку повертають або оголошують непридатною чи втраченою, полягає в кількості пакувальних матеріалів, які залишаються в володінні перевізника для повернення або післяплати, якщо він причетний до втрати чи пошкодження.
Wholesale packaging return (повернення оптом)
Тару повертають не завжди після кожної доставки, іноді залишають, щоб потім забрати всю оптом. Саме тому додаток xTrack PMS має опцію оптового повернення тари. Також є можливість відслідковувати ці моменти для кожного перевізника окремо. Коли відбувається повернення упаковки з декількох замовлень одночасно, це автоматично фіксується в системі.
Кожен зацікавлений користувач має доступ до перегляду списку зареєстрованих поставок, які здійснює певний перевізник. Також користувачі мають право вводити інформацію щодо упаковки, яка повернулась в будь-якому варіанті. Дані обробляються автоматично та вносяться в базу для контролю за зворотною тарою та її запасами на складі.
Якщо кількість відгруженої і повернутої тари відрізняється, перевізник повинен довезти решту або оплатити її вартість, якщо він винен у пошкодженні або втраті.
Voucher circuit management (управління ваучером)
Ваучери — тимчасові замінники тари, яка не повернулася після відгрузки замовлення клієнту. Ці документи перевізнику надає компанія, що одержала товар. Далі ваучери потрапляють на склад, щоб було документальне виправдання відсутності упаковки. Менеджери слідкують за поверненням до закінчення дії документу, так як після закінчення повернути тару буде неможливо.
Для компаній 3PL недостатньо контролю лише від однієї відповідальної особи, як часто буває на маленьких підприємствах. Потрібно декілька етапів прийняття таких документів, що закінчуються їх затвердженням або відхиленням. Ієрархія прийняття рішень визначається за кількістю складів у компанії та способом управління.
PMS система зберігає відскановану інформацію, що міститься в ваучерах, враховуючи і їх терміни дії, які є важливим показником для контролю. Програма надає можливість керівникам з різними правами доступу згідно з ієрархії підтверджувати або відхиляти документи. Причини таких дій містяться в системі. Взаємодія додатку з TMS надає ще й інші можливості: відхиляти та затверджувати, ідентифікувати та пропонувати перевізників, що забезпечують повернення упаковки в строк.
Compensation for losses (відшкодування збитків)
Іноді упаковка не може бути повернена з таких причин:
- випадкове псування та руйнування;
- втрата;
- неповернення до закінчення дії ваучера;
- крадіжка.
Якщо повернення упаковки з будь-якої із перелічених причин не відбулося, нестачу потрібно покрити, щоб не порушувався процес завантаження та доставки товарів іншим клієнтам. Постачальник послуг контрактної логістики повинен придбати нову тару для відновлення втраченої, щоб повернути на склад, з якого здійснювалася відгрузка. Цей склад може бути структурним підрозділом компанії або постачальником, у якої вона бере товар для перевезення.
Очищення відбувається в залежності від типу тари, що автоматично відображається системою. Програма перевіряє наявність упаковки на балансі компанії, якою можна замінити втрачену та розподіляє її в залежності від потреб. Користувач може вносити зміни в рішення системи або погоджуватися з ними. Якщо процедура очищення закінчена, а тари все ще недостатньо для покриття нестачі, програма показує, скільки і якої саме упаковки потрібно докупити.
При автоматичному відшкодуванні збитків береться інформація з контрактів з перевізниками, а у випадку 3PL компаній — з контрактів з клієнтами. Додаток допомагає визначити, які саме компанії приносять найбільше збитків через неповернення тари, щоб визначити суму стягнення в разі перевищення лімітів.
Compensation through change of ownership (компенсація способом зміни власника)
Така можливість програмного рішення забезпечує скорочення витрат на транспортування. Перехресна передача права на певну кількість та вид упаковки між різними складами вирішує проблему нестачі без зайвих дій. Скорочення витрат, пов’язане зі зміною власника тари, може бути суттєвим, особливо для великих логістичних компаній з розгалуженою системою клієнтів та складів.
Користувачі бачать кількість та тип упаковки в наявності на складах в режимі реального часу. Вони можуть управляти змінами власника тари, щоб забезпечити сталість запасів без фізичних переміщень. Обмін відбувається на рівні бази даних, тому не викликає зайвих проблем та витрат, пов’язаних з транспортуванням.
Відгуки
Про співпрацю
Наші кейси
Оцінка можливостей оптимізації та автоматизації управління зворотною упаковкою (xTrack PMS) в різних галузях бізнесу
Запитання які
Найчастіше нам задають
Наші спеціалісти вирішують будь-які технічні питання, оперативно реагують на проблеми і забезпечують безперебійну роботу обладнання та програмного забезпечення.
Так, наша система підтримує відстеження тари за допомогою штрих-кодів, QR-кодів та RFID-міток за допомогою камери смартфона, планшета або зовнішніх сканерів, підключених по Bluetooth.
Так, система PMS дозволяє налаштовувати автоматичні сповіщення про різні події, щоб ви могли оперативно реагувати на ситуацію.
Так, за наявності відповідного обладнання та інтеграції, система PMS може отримувати дані з GPS-трекерів та відображати переміщення тари на мапі в режимі реального часу.
Так, система може бути налаштована на автоматичне генерування замовлень на тару у постачальників, коли запас досягає певного рівня, установленого заздалегідь.
Так, наша система багатофункціональна, тому у нас є успішні кейси впровадження в абсолютно різних галузях, включаючи вашу.
Які проблеми підприємства вирішує
Впровадження PMS системи
Управління тарою є важливим аспектом для багатьох підприємств, що займаються постачанням товарів. Ефективне управління тарою дозволяє забезпечити надійність поставок, оптимізувати витрати та підвищити загальну продуктивність. Однак, багато компаній стикаються з проблемами в управлінні тарою, такими як втрати, затримки та недостатня прозорість у процесах. Впровадження PMS системи вирішує такі проблеми підприємства:
- Втрата та пошкодження тари.
Втрата упаковки з різних причин або її пошкодження може призвести до значних фінансових втрат для компанії. PMS система допомагає відстежувати місцезнаходження та стан тари, забезпечує своєчасний ремонт або заміну, якщо вона прийшла в непригодність. Завдяки системі управління тарою компанії можуть ефективно контролювати кількість та стан своєї упаковки на складах, під час транспортування та в процесі використання.
- Неефективне управління запасами.
Недостатній рівень запасів може призвести до перерв у виробництві через відсутність необхідної тари. Через це часто виникають затримки у поставках та невиконання контрактів. З іншого боку, надмірний запас може призвести до додаткових витрат на зберігання, транспортування та обслуговування. xTrack PMS дозволяє оптимізувати рівень запасів тари, уникаючи як дефіциту, так і надлишку. Такі дії значно знижують витрати на зберігання та транспортування і мінімізують можливість простоїв. Система управління прогнозує потреби у тарі на основі минулих даних та попиту.
- Проблеми з логістикою.
Програма допомагає планувати маршрути, оптимізувати завантаження транспорту та відстежувати переміщення тари, що покращує ефективність логістичних процесів та знижує витрати. Неправильне планування маршрутів, недостатня оптимізація завантаження транспорту та неточний контроль за переміщенням може призвести до затримок у поставках, надмірного споживання палива, збільшення витрат на транспортування та до загального погіршення ефективності логістичних процесів. Завдяки системі управління тарою ці проблеми легко вирішуються.
- Складнощі з обліком.
xTrack PMS автоматизує процеси обліку тари, забезпечуючи точну та актуальну інформацію про її стан, місцезнаходження та власника. Проблеми з обліком можуть виникати через неспроможність точно відслідковувати кількість, стан та наявність на своїх місцях чи відсутність. Це може призводити до втрати тари, зайвих витрат на її закупівлю або втрату можливості вчасної доставки продукції через недостатню кількість упаковки. Система автоматизованого обліку тари вирішує ці проблеми, а також допомагає виробникам та дистриб'юторам швидко виявляти несправності або пошкодження, які можуть позначитися на якості продукції або безпеці доставки.
- Проблеми з фінансовими розрахунками.
Фінансові проблеми можуть виникати внаслідок недостатньої точності у визначенні вартості тари, суми відшкодування втрати або пошкодження та інших фінансових показників, пов'язаних зі зворотною упаковкою. Недооцінка цих факторів може призвести до збитків для компанії через надмірні витрати або недоотримання очікуваних прибутків. Завдяки системі PMS компанії можуть отримувати актуальну інформацію про вартість тари, вчасно виявляти проблемні ситуації і приймати рішення для зменшення ризиків і оптимізації витрат. Додаток допомагає покращити контроль за фінансовими процесами та забезпечити більш ефективне управління фінансовими ресурсами компанії.
- Низька ефективність роботи.
Автоматизація процесів та оптимізація використання тари підвищує загальну ефективність роботи підприємства, а також знижує витрати на логістику та управління запасами. Додаток допомагає оптимізувати використання тари, розподіляючи її ефективніше між різними локаціями чи клієнтами. Це дозволяє зменшити кількість порожньої тари, яка не використовується, а також мінімізувати витрати на її зберігання та обслуговування.
- Відсутність контролю та прозорості.
Без належного контролю і відсутності прозорості у процесах використання та розподілу тари можуть виникати небажані ситуації, такі як втрати, затримки в поставках, надмірне зберігання порожньої тари та інші проблеми. Додаток дозволяє підприємствам забезпечити повний контроль над упаковкою. Всі дані про обіг тари, включаючи прихід на склад, використання, переміщення та повернення, можуть бути легко доступні для перегляду та аналізу.
Завдяки даному програмному рішенню компанії можуть точно визначати потреби в тарі, уникати втрат, оптимізувати процеси поставок та забезпечувати правильний розподіл упаковки. Система дозволяє забезпечити прозорість усіх операцій для вчасного виявлення проблем та прийняття рішень щодо їх усунення.
Замовити demo
